Las 10 reglas de la negociación profesional

Toda la vida consiste en negociaciones. Comienza el domingo por la mañana a las 6:00 a.m. cuando mi hija se despierta demasiado temprano y se genera la pregunta de quién se encarga de ella, y termina el domingo por la noche con la discusión de quién apaga la luz que quedó prendida en el pasillo. Y en el medio se estima que hay entre 100 y 200 negociaciones más.

Algunos ejemplos que quizás también conozca de su vida cotidiana: El auto actual todavía funciona bastante bien, pero el nuevo se ve mucho mejor. Además de negociar con usted mismo (pensando que en realidad este auto todavía funciona bastante bien), debe negociar con el concesionario de automóviles («No puedo garantizar si el auto seguirá aquí mañana»).

¡La casa de sus sueños largamente buscada! Su esposa finalmente la encontró y le dice esto al corredor inmobiliario la primera vez que la visita. Por supuesto, inmediatamente estuvo de acuerdo con su esposa. «¡No encuentras una joya como esta todos los días!»

Tu ascenso está a punto de ocurrir. Tu jefe lo elogia sin medida. Si alguien se lo merece, eres tú. Lo que no menciona: La crisis y los recortes presupuestarios asociados, lamentablemente, también se han tragado el aumento salarial asociado. Ahora tienes más responsabilidades, pero no más salario. ¡Enhorabuena!

Estuviste de vacaciones en Mallorca. El clima fue el esperado, pero el hotel no fue como se describía en el catálogo. Le gustaría recuperar parte de su dinero. ¿Es posible eso?

Las negociaciones definen nuestra vida diaria. Tienen lugar de forma permanente, incluso sin darnos cuenta. Y a menudo ese es el peligro: porque, vaya, ya hemos perdido de nuevo. Cuando se trata de la cuestión de quién cuida a los niños por la mañana, puede ser relativamente inofensivo, pero cuando se trata de dinero, la diversión se acaba. Por eso he elaborado una lista con las 10 reglas más importantes para una negociación exitosa. Ésta le ayuda tanto en las negociaciones diarias en la vida privada y profesional como en las negociaciones profesionales con compradores o vendedores.

1. Preparación de la Negociación

La primera regla para una negociación exitosa tiene que ver con la preparación: ¡aquí usted define el 80% de su éxito! Por tanto, es importante empezar a pensar algunas cosas antes de una negociación.
Cuanta más información tenga antes de la negociación, menos tendrá que recopilar durante la conversación. Esto le permite concentrarse completamente en la negociación en sí, cometer menos errores y casi siempre puede aprovechar las debilidades de la contraparte.

Una preparación óptima consta de estos tres pasos:
1. Definición de la situación inicial
2. Definición de las metas
3. Selección de la estrategia y táctica

Más adelante veremos qué hay que considerar en cada uno de estos puntos.

2. Análisis de la Situación Inicial

El análisis de la situación inicial muestra dónde estás y dónde está el otro. Primero necesita información sobre usted mismo, sus motivos y metas. ¿Cuáles son sus competencias y poderes? ¿Cuáles son tus metas? ¿Hay alternativas?

Sin esta información básica, le resultará difícil defender con éxito su punto de vista y lograr sus metas.

En mi práctica anterior como comprador, me di cuenta de que te enfrentas repetidamente a ofertas que están tan claramente por debajo de las de la competencia que en realidad no puedes evitar acceder a ellas. El error que se comete a menudo es, en primer lugar, mirar solo el precio y, en segundo lugar, observar la situación de forma aislada y no en relación con desarrollos posteriores.

Por lo tanto, un buen comprador siempre debe recopilar información adicional cuestionando las grandes diferencias de precio. De hecho, a menudo resulta que los productos o servicios no son comparables uno a uno, pero difieren considerablemente en detalles que pueden ser importantes. Por supuesto, un vendedor no querrá admitir que es un precio político o un precio de entrada con el que le gustaría abrir la puerta hacia un nuevo cliente.

El conocimiento exacto y análisis del mercado, por lo tanto, juega un papel importante en la determinación de la situación inicial.

3. Profiling de la Contraparte

Probablemente conozca el término «Profiling» de las series de televisión policíacas. Allí, los investigadores elaboran perfiles de autores de hechos para dar con un delincuente.
Profiling nos ayuda a crear un perfil de personalidad de nuestra contraparte antes de una negociación. Para después poder usar la estrategia y las tácticas correctas, resulta necesario saber con quién vamos a estar tratando.

Las preguntas que, por tanto, deberíamos hacernos son: ¿Quién es el otro? ¿Cómo está estructurado? ¿Y hasta dónde alcanza su poder de decisión? Pero también influyen los aspectos personales: aficiones, familia, comidas favoritas, política y religión. Todo esto puede ser información útil para nosotros.
Como en este ejemplo:

Una vez asesoramos a un comprador que tuvo que negociar contra un monopolista. En el Profiling descubrimos que: el vendedor tenía 50 años, estaba casado, tenía una casa rodante, había estado yendo de vacaciones a Italia durante 20 años, le gustaba comer, le gustaba beber y era una persona agradable en todos los sentidos – excepto en las negociaciones. Allí era desagradable. Por suerte y casualidad, nuestro cliente tenía una planta en Tirol del Sur.

¿Qué hicimos? Trasladadomos las negociaciones a Tirol del Sur el jueves por la mañana a las 8 a.m. ¿Qué significó eso para el vendedor? Llegó el día anterior en su casa rodante, tenía a su esposa con él y estaba deseando pasar un fin de semana largo en Tirol del Sur. Cuando llegó a lo de mi cliente, no pudo levantar los puños. Resulta que estaba agradecido por el maravilloso fin de semana que le habían proporcionado. Sin duda, la misma negociación habría ido de manera muy diferente 800 kilómetros al norte: habría llegado el viernes por la mañana y habría realizado la negociación sin acuerdos.

Entonces, cuando negociamos, siempre debemos tener en cuenta que se desarrollan entre personas. Y cuanto más sepa sobre mi contraparte, más puedo corresponderle.

4. Definición de Metas de la Negociación

Se han publicado muchos artículos extensos sobre el tema de las metas. Por eso, exponemos en este punto lo más importante en pocas palabras: necesita una meta mínima y un meta máxima. Defina qué es lo mínimo que desea alcanzar y qué es lo mejor que puede alcanzar. Sin embargo, asegúrese de que ambos proyectos sean realistas y mensurables.

También es útil tener claro, cuales son los objetivos de la contraparte.

5. Imaginar un Escenario Worst-Case

¿Qué hacer si no alcanza su meta mínima? Necesita un plan B.
Un gerente de compras de una empresa bávara tuvo que negociar con un verdadero monopolista. Hay que saber que el responsable de compras era una auténtica cabeza de toro bávaro, con el cuello acortado y una camisa de cuadros blancos y azules. El monopolista estuvo sentado allí con soltura y con una sonrisa arrogante y no quería bajar en absoluto los precios. En algún momento fue suficiente para el comprador bávaro. Golpeó la mesa con el puño y le gritó al monopolista: “Largo de aquí. No quiero verlo mas. ¡Fuera! »

Éste se quedó atónito. Se podía ver un gran signo de interrogación en su rostro. Siendo monopolista, nunca antes había escuchado esta frase. Quiere decir, que jamás contó con esto. ¿Y qué pasó después? No salió de la sala, sino que bajó con los precios. El gerente de compras tuvo éxito con su táctica. Pero esto también hubiera podido salir mal. El monopolista en ese caso se habría levantado y el gerente de compras se habría quedado sin proveedor. Entonces el gerente de compras se habría tenido un problema. Pero esto pudo no importarle, porque era dueño de nueve casas en Munich. Si lo hubieran despedido, habría administrado estas casas hasta jubilarse. Este escenario Worse-Case personal fue mejor que mi mejor escenario Best-Case personal.

6. Determinar la Estrategia de Negociación y Táctica

Hay cuatro estrategias de negociación clave que podemos utilizar: presionar, cooperar, esquivar, ceder. Podemos implementar estas con varias tácticas.

Por ejemplo, ¿qué tácticas podemos utilizar para negociar utilzando la estrategia de negociación presionar? En primer lugar está la amenaza: si algo no sucede como queremos: las consecuencias son muy desagradables para la contraparte. O si mencionamos la competencia: ¿Con qué frecuencia crees que obtuve un descuento en el comercio de productos electrónicos solo porque llevaba un anuncio de un competidor conmigo? Pero también se puede crear presión con los plazos, es decir, la presión de tiempo: si una oferta solo es válida para esta semana o los plazos de entrega se retrasan mucho a partir de la próxima semana, esto puede obligar a la contraparte a tomar decisiones.

7. Cambio al Meta-Nivel

En situaciones muy enredadas, es aconsejable salir del micro-nivel emocional para ver la meta y el camino hacia allí nuevamente mediante el meta-nivel. Esto significa específicamente cambiar su perspectiva y ver lo que está sucediendo desde arriba, es decir desde un punto de vista de los hechos y siendo objetivo.

Esto se puede mostrar mediante el siguiente ejemplo: está conduciendo de Stuttgart a Ulm a una cita con un cliente. En el camino, de repente se forma un atasco en una carretera rural. A micro-nivel, esto significa: avanza lentamente, no hay un final a la vista. La causa tampoco está clara. ¿Qué opciones hay ahora? Primero: permanecer en esta carretera y esperar que el atasco desaparezca rápidamente. Segundo: dar la vuelta y regresar a casa. Ambas soluciones no son realmente efectivas. Por lo tanto, la solución es ir al meta-nivel y observar la situación con vista de pájaro. Se verá que: en pocos metros existe la oportunidad de dar la vuelta, se puede girar, conducir hasta el siguiente cruce y desde allí a través de pequeños pueblos finalmente llegar al destino.

8. ¿Cómo puede fallar una Negociación?

Las causas más comunes de negociaciones fallidas son:

  • Metas erradas o no existentes
  • Estrategia errada o no existente
  • Evaluación equivocada de la contraparte
  • No tener Plan B
  • Manejo del tiempo

Repase mentalmente las negociaciones, que en su opinión no fueron positivas. ¿Ve el denominador común? Entonces puede trabajar en este aspecto y evitarlo en el futuro.

9. Mejorar la Actitud Interior

¿Qué importancia tiene la negociación para mí? ¿Cuánto me interesa? La motivación personal para querer realmente ganar una negociación suele ser más importante que los hechos concretos. Si no le interesa, tiene pocas posibilidades de éxito.

En general podemos diferenciar dos formas de motivación: Motivación intrínseca significa que la ejecución de la acción es una recompensa suficiente en sí misma. Por ejemplo, porque disfruta de algo o alimenta su curiosidad. Por el contrario, la motivación extrínseca tiene recompensas externas vinculadas a la acción, por ejemplo, elogios o bonificaciones. Una motivación extrínseca también puede ser evitar el castigo o la censura.

10. No tener Miedo

También puede aplicar la última regla para negociaciones exitosas en otras situaciones de la vida: es impresionante cómo dejamos que el miedo nos determine a nosotros y a nuestras vidas. Ya sea en la vida privada o en el trabajo. Cómo a veces los miedos completamente no justificados nos alejan de las oportunidades de la vida. Cómo los creadores de miedo nos gobiernan y pueden dominar la vida. El miedo restringe la forma de ver y pensar.

En la Edad Media existió un pugilista que iba de mercado en mercado. LLevaba una bolsa de oro con él para apostar y estaba buscando un oponente. Quien ganaba se llevaba las dos bolsas de oro, el perdedor no obtendría nada. El luchador no era ni particularmente fuerte ni particularmente alto. Y sin embargo ganaba todas las peleas. Cuando volvió a ganar, el más grande y fuerte le preguntó por qué había perdido cuando era más grande y fuerte. ¿Cómo era posible eso? El luchador más pequeño y débil respondió: «Cuando entro en una pelea, siempre estoy dispuesto a morir».

¿También está dispuesto a eso?
Afortunadamente, hay poco riesgo de morir en las negociaciones. Entonces, ¿qué puede pasar en el peor de los casos?

Estas fueron las 10 reglas más importantes para negociaciones exitosas. Elija dos o tres de ellas y concéntrese en usarlas en las próximas negociaciones. Una vez que estas medidas estén aprendidas, pase a las siguientes. Siga haciendo esto hasta que piense en todas las reglas de cada negociación y pueda usarlas con éxito.

Creditos Imagen: © Fotolia 2015 / Orlando Florin Rosu

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