Verhandlungen in der Vorbereitung gewinnen

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“Die Verhandlungsvorbereitung gleicht der Besteigung eines scheinbar unüberwindbaren Gebirges — jeder gezielte Schritt führt einen näher zum Gipfel.”
Frieder Gamm

In der Vorbereitung definiert ein Experte, wie dick das Eis ist, auf dem er sich während der Verhandlung bewegt. Gute Vorarbeit bedeutet dabei dickes und tragfähiges Eis, mangelhafte Vorbereitung führt zu dünnem Eis. Und wenn jemand einbricht, bleibt ihm nur noch unvorbereitetes Improvisieren.

Wie sieht nun eine erfolgbringende Vorbereitung aus?

Wir beginnen mit der körperlichen Vorbereitung, denn richtiges Verhandeln ist so anstrengend wie Sport. Daher sollten Sie auch körperlich so fit wie möglich in das Gespräch gehen. Vor dem Joggen essen Sie auch keine Haxn mit Knödel. Ich habe immer etwas Traubenzucker mit dabei. Und Nüsse. Sobald ich merke, meine körperliche Leistungsbereitschaft lässt nach, versorge ich meinen Körper mit Brennstoff. Fit sein bedeutet auch, dass Sie ausgeschlafen und ausgeruht sind. Planen Sie Ihre weiter entfernten Termine so, dass Sie bei mehrstündigen Autofahrten genügend Pausen machen können.
Seien Sie passend gekleidet. So, dass Sie sich der Verhandlung und dem Gegenüber angemessen gekleidet fühlen. Die Kleidung ist meine Ritterrüstung in der Verhandlung. Dabei ist es besser, zu schnieke als zu lässig gekleidet zu sein. Downsizen im Gespräch geht immer, upgraden ist eher schwierig.

Eine kleine Anekdote dazu: Als ich kürzlich wegen Problemen mit meiner Wade bei einem Venenarzt war, erzählte er mir, dass er Manager kenne, die während langer Meetings und Verhandlungen Stützstrümpfe trügen, damit ihnen in diesen zwei, drei Stunden das Blut nicht komplett in die Beine sacke. Das nenne ich mal professionelle Vorbereitung!

Die optimale inhaltliche Vorbereitung auf eine Verhandlung besteht aus drei verschiedenen Elementen. Zuerst müssen Sie klären, was Ihre Ausgangsposition ist, also wo Sie stehen. Dann definieren Sie, wo Sie hinmöchten, Ihr Ziel für diese Verhandlung. Und schließlich entscheiden Sie sich für eine Strategie und Taktik, um festzulegen, wie Sie zu Ihrem Ziel kommen.

1. Ausgangsposition: Wo stehe ich?
2. Zieldefinition Wo will ich hin?
3. Strategie und Taktik Wie komme ich dahin?

Schauen wir uns doch die Vorbereitung einer Verhandlung einmal anhand des Beispiels „Kauf eines gebrauchten BMWs“ der Reihe nach an. Genau so einen wollte mein Vater vor 3 Jahren erstehen. Wie gingen wir vor?

1. Ausgangsposition

Zur Ausgangsposition gehören alle Punkte, die mir helfen, meine Position zu verstehen. Wie stark bin ich? Wie ist das Umfeld, in dem ich mich bewege? Mit wem habe ich es zu tun?
Mein Vater hatte ein Budget definiert, das er in sein neues Auto investieren wolle. Das waren exakt 30.000 €. Seinen alten Wagen hatte er bereits verkauft und als Übergangslösung konnte er den Wagen meiner Mutter mitbenutzen. Ohnehin war er als Rentner wenig auf einen eigenen Wagen angewiesen.

Der Gebrauchtwagenmarkt in Deutschland ist, Gott sei dank, sehr übersichtlich abrufbar. Über Plattformen wie mobile.de, autoscout24.de oder gebrauchtwagen.de finde ich tausende Autos aus ganz Deutschland. Über einen Konfigurator kann ich nun wie bei einem Neuwagen genau das Auto zusammenstellen, das ich gerne hätte.

Mein Vater wollte einen drei Jahre alten BMW 330d mit Automatikschaltung, Anhängekupplung und Lederausstattung. Kilometer nicht mehr als 40.000 und auch ein großes Navigationsgerät war ihm wichtig. Das waren die Muss-Ausstattungsmerkmale. Dazu kamen eine Reihe von Kann-Merkmalen wie Tempomat, Schiebedach oder Felgendesign. Als Ergebnis kamen aus unserer Recherche fünf Fahrzeuge in die nähere Auswahl. Dummerweise waren diese über ganz Deutschland verteilt, sodass wir nicht alle anschauen konnten. Wir entschieden uns für den BMW- Händler in Bonn. Warum? Ich hatte in der kommenden Woche von Donnerstag bis Freitag ein Seminar in Köln. Unser Plan war, uns am Freitag um 17.30 Uhr in Bonn am Bahnhof zu treffen und dann gemeinsam zum BMW-Händler zu gehen.

So. Jetzt halten wir erst einmal inne. Wie stellt sich unsere Ausgangsposition bisher dar? Was haben Sie bisher darüber erfahren?

Zuerst haben wir erfahren, dass mein Vater ein genaues Budget zur Verfügung hatte. Er wusste also genau, wie viel Geld er investieren konnte. Es machte also genauso wenig Sinn, bei dem definierten Budget von 30.000 € nach zehn Jahre alten Autos zu schauen, wie nach einem fabrikneuen BMW. Das Budget hat ihm geholfen zu verstehen, nach welchem Auto er realistisch schauen konnte. „Seinen alten Wagen hatte er bereits verkauft“: Er war nicht daran gebunden, einen Händler zu finden, der ihm vermeintlich am meisten Geld für die Inzahlungnahme des alten Fahrzeugs bietet. Das verbesserte die Verhandlungsposition deutlich. Er hatte als Übergangswagen das Fahrzeug meiner Mutter. Das nahm ihm den Zeitdruck, schnell ein Fahrzeug kaufen zu müssen. Ebenso war er als Rentner nicht beruflich drauf angewiesen. Unter Zeitdruck verschlechtert sich meine Ausgangsposition deutlich.

Kommen wir zur letzten Information, die es zu bewerten gilt: Der Termin war Freitagabend um 17.30 Uhr. Für wen spielt hier die Zeit eine Rolle? Ich war sowieso auf dem Heimweg von Köln und komme an Bonn vorbei. Mein Vater als Rentner hatte ja sowieso Zeit (ich weiß, dass jetzt alle Rentner vehement den Kopf schütteln würden, sorry). Der Verkäufer aber stand eine halbe Stunde vor dem Wochenende.
Hier nun noch eine kurze Bewertung der Sichtweise des Verkäufers. Wie sah er seinen Freitagabend? Da kommen Vater und Sohn „extra“ aus Stuttgart angereist und interessieren sich für einen gebrauchten BMW. Die kommen um 17.30 Uhr. Welcher Film lief da im Kopf des Verkäufers ab? 18.00 Uhr, maximal 18.30 Uhr ist das Auto verkauft, die Provision gesichert und dann ab ins Wochenende. Ein schöner Abschluss der Woche. Ein entspanntes Gefühl.

Am Freitagmorgen habe ich mir im Hotel noch schnell die anderen vier Fahrzeuge ausgedruckt. Warum? Das waren meine Alternativen. Und ich habe mit gelbem Leuchtstift alle Merkmale hervorgehoben, die uns wichtig waren. Das waren also glaubwürdige Alternativen. Dass von den vier Fahrzeugen wenigstens zwei günstiger im Preis waren als der des besuchten BMW-Händlers in Bonn, versteht sich von selbst. Ebenso hatte ich mir den Fahrplan von Bonn nach Stuttgart ausgedruckt. Dieser dokumentierte die Möglichkeiten, auch ohne gekauftes Auto wieder heimzukommen. Das war sozusagen unser Plan B.

Die Ausgangsposition haben wir gerade analysiert und definiert. Kommen wir jetzt zur Zieldefinition.

2. Zieldefinition

Ein Ziel sollte immer wenigstens zwei Bestandteile haben: Zum einen muss es realistisch, also umsetzbar und messbar sein. Zum anderen unterteilt es sich in ein Minimal- und ein Maximalziel.
Was heißt das konkret? Mein Vater hatte ein Budget von höchstens 30.000 € bereitgestellt. Im schlechtesten Falle wollte er das bezahlen, das war sein Minimalziel. Alles, was besser als dieses Ergebnis war, war gespartes Geld. Sein Maximalziel – also der beste Fall – für diese Verhandlung war aus den anderen Angeboten abgeleitet. Derselbe BMW in Hamburg war bereits für 27.000 € zu haben, also 10% günstiger. Aber eben in Hamburg. Darüber hinaus hatte mein Vater sich weitere Ziele definiert: Dachträger, Winterräder, Fußmatten, neue Navigations-DVD und weiteres. Wenn wir das alles nicht kostenlos dazu bekommen könnten, dann vielleicht wenigstens zu Einkaufskonditionen. Dabei würde der BMW-Händler kein Geld verlieren, wir aber gehörig sparen.

Als sogenanntes „Worst-Case-Szenario“– was tue ich wenn ich mein Minimalziel nicht erreiche? – war für uns klar, dass wir eben mit einem nächsten Zug wieder nach Hause fahren würden. Ehrlich gesagt, statt freitagabends von Bonn auf der Autobahn im Stau nach Stuttgart zu fahren, nicht die schlechteste Alternative…
Damit waren unsere Ziele und unser Worst-Case-Szenario definiert. Das haben wir übrigens in den fünf Minuten Taxifahrt vom Bahnhof Bonn zum BMW-Händler gemacht. Kommen wir nun zum dritten Punkt.

Verhandlungen in der Vorbereitung gewinnen © Fotolia 2015/ Kzenon

Verhandlungen in der Vorbereitung gewinnen © Fotolia 2015/ Kzenon

3. Strategie und Taktik

Welche Maßnahmen kann ich ergreifen, um meine Ziele auch zu erreichen? Die professionelle Verhandlungsführung unterscheidet vier unterschiedliche Strategien: Druck, Partnerschaft, Ausweichen und Nachgeben. Diese Strategien geben die Richtung vor für das Vorgehen in einer Verhandlung, umgesetzt werden sie dann mittels einzelner Taktiken.

Wir waren also im Taxi auf dem Weg zum BMW-Händler und stimmten uns strategisch ab. Wenn Vater und Sohn gemeinsam aufschlagen, liegt eine Taktik à la „Good Guy, Bad Guy“ aus der Strategie „Druck“ nahe. Nur stellt sich die Frage, wer spielt nun wen? Angenommen, mein Vater wäre der „Good Guy“ und ich wäre der „Bad Guy“. Was passiert während der Verhandlung? Der Verkäufer wird sich auf meinen Vater konzentrieren. Denn er ist der Gute. Dazu kommt, dass er sowohl der Budgethalter, Bedarfsträger und Entscheider ist. Was bin ich? Nur der „lästige Köter“, der am Hosenbein zerrt. Was passiert mit mir während der Verhandlung? Ich werde vom Verkäufer ignoriert und aus der Verhandlung ausgeschlossen.
Also andersrum: Mein Vater könnte als der Böse und mäkelnde auftreten, ich als der Gute und Zusagende. Doch auch das schien wenig erfolgsversprechend.

Wir haben zu einer kleinen List gegriffen. Mein Vater stellte mich zu Beginn vor als seinen Sohn, der zehn Jahre bei Porsche gearbeitet hat und großes Wissen über Autos besitzt. Deshalb würde ich auch den Fahrzeugkauf entscheiden. Somit konnte ich den „Bad Guy“ spielen, war aber der Entscheider und durfte deshalb vom Verkäufer nicht ignoriert werden.

Wir standen etwa eine halbe Stunde um das Auto herum, bevor es in das Büro des Verkäufers ging. Wir haben alle Karten gespielt und zwischendurch habe ich in Sichtnähe des Verkäufers für 20 Minuten telefoniert. Mein Vater konnte sich währenddessen hervorragend mit Katalogen beschäftigen.

Nach und nach verabschiedeten sich seine Kollegen von ihm. „Tschüüüüs, schönes Wochenende und bis Montag“ bekam er zu hören. Nur in seinem Büro brannte noch Licht. Es war gegen 19.30 Uhr, als wir alle unsere Forderungen erfüllt bekamen und der Verkäufer zum Abschluss noch den Tank komplett auffüllte. Denn das einzige Ziel, welches der Verkäufer noch hatte war: Hauptsache, die gehen endlich. Den Wunsch haben wir ihm dann erfüllt.

Diese strukturierte Vorgehensweise können Sie geschäftlich wie privat bei Verhandlungen anwenden. Natürlich benötigt das professionelle Vorbereiten einer geschäftlich wichtigen Verhandlung mehr als fünf Minuten Taxifahrt. Aber von der Methodik her spielt es sich ähnlich ab.

 

Bildquelle Titelbild: © Fotolia 2015 / Photocreo Bednarek